Manejando las redes sociales en un evento para 30.000 personas

Cuando manejamos una marca que produce un evento de gran envergadura necesitamos tener en cuenta un esquema organizacional, saber que medir y donde mirar.  Son muchas las variables presentes y cientos los involucrados.  Ahora bien, acá les dejo una serie de tips que me han sido de mucha ayuda para comprender esto y lograr que todo salga lo mejor posible.

Antes del evento

• Es primordial discutir con los organizadores del evento la presencia física del Community Manager.  Preferiblemente debe estar ubicado donde estará todo el equipo de prensa de los diferentes medios que cubrirán el evento.
• Debe tener garantizada la conexión a internet. (Puede parecer obvio pero siempre es mejor estar seguros).
• Tenemos que estar seguros cual será el proceso de acreditación para el evento y que documentación tenemos que presentar con anticipación. (Seguros de trabajo, permisos municipales, etc).
• Conocer con quienes tienes que hablar (fotógrafos, equipo de edición de videos, organizadores del evento, técnicos y webmaster de la página web de la marca o de las paginas que hosteen la transmisión en vivo si se tiene).
• Definir objetivos cualitativos y cuantitativos.
• Definir los KPI que usaremos para medir las conversaciones en redes sociales.
• Definir cuál será la estrategia del contenido (posteos de lo que ocurre en vivo, inmediatez del upload de imágenes o videos, etc) y el tono con el que hablara la marca.
• Armar diferente escenarios y diseñar planes de contingencia para cualquier tipo de eventualidad. (Falla de transmisiones online, sobrecarga en el tráfico en el site de la marca, cierre anticipado de venta de entradas online, etc)
• Programar solo los post que inviten al evento o transmisiones, si es posible especificando horarios para evitar dudas entre los usuarios.
• Durante los eventos que tienen una buena organización tenemos ya definidos horarios de ponencias o de cuando tocara cada banda.  Inclusive podemos saber si son grupos músicales que temas tocaran y el orden de los mismos.  Esto nos permitirá hacer posteos en vivo sin equivocaciones en los nombres de las canciones (Siempre verifica esto antes de postearlo y jamás te equivoques en el nombre de la banda o del tema).

Durante el evento

• Si es cierto que ya debemos tener los post que haremos en vivo que no han sido programados,a veces dependiendo del evento y lo que se esté viviendo en ese momento buscaremos ser más motivadores o animados, en ese caso es importante que la improvisación siempre se mantenga en un rago valido y que no escape al tono y esencia de la marca.
• Verifiquemos todo dos veces con los involucrados en el área antes de ejecutar los planes de contingencia ya preestablecidos (Cantidad de gente online, cantidad de personas en el evento, accesos para ingresar o salir, la transmisión falla, el acceso al site se cuelga).
• El seguimiento de las redes de la marca o del evento para responder inquietudes va un poco más allá.  En el caso de twitter es importante tener en cuenta cuales son los #hashtags que hablan del evento y monitoréales para estar un paso adelante en la conversación.
• Tienes que conocer muy bien cada herramienta y el tiempo de carga en las redes sociales según el peso de las fotos y vídeos para que la inmediatez del upload realmente haga honor a su nombre “inmediatez”.  Es importante ya haber definido que se subirá, cuando y quien nos facilitaran la información.
• Si vamos a dar información de números (fans online, número de personas en el evento, etc) seamos honestos y demos números exactos.  Recordemos que otras fuentes cubren el evento y si somos el canal oficial se verá muy mal cualquier exageración en los números.
• Si es un evento al aire libre tenemos que conocer cosas tan simples pero importantes como el estado del tiempo.  Si las condiciones climáticas empeoran tenemos que tener la información oficial y la aprobación de la marca para informar posibles suspensiones o la continuidad del evento.

Después del evento

• Ya tenemos que haber determinado si realizaremos posteos posteriores al evento con resúmenes de lo ocurrido.
• Luego que ya todo paso, empezaremos a recopilar toda la información necesaria para realizar los reportes pertinentes teniendo en cuenta los KPI predefinidos, añadiendo siempre las observaciones de lo que se vivió durante todo el evento y que es importante resaltar.
• Suma hacer un relevamiento de los comentarios que se observan en las redes sociales después del evento y ver las impresiones de la gente.
• Repasar todo lo que se hizo y buscar siempre optimizar los procesos aunque hayan sido un éxito total.

Espero que esto les pueda servir de guía para sus eventos y tengan en cuenta que no existen formulas en las redes sociales, así que siempre usen su sentido común, disfruten mucho su trabajo y siempre lleven la marca por dentro